Politique de confidentialité

L’OVS/SIC traite les données à caractère personnel de manière confidentielle. La présente déclaration explique quelles données nous traitons, pourquoi nous le faisons, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits.

1. Qui est responsable du traitement ?

Le responsable du traitement est l’Onafhankelijke Vakbond voor Spoorwegpersoneel (OVS) / le Syndicat Indépendant pour Cheminots (SIC).

Adresse postale : Regus Brussels South, place Marcel Broodthaers 8, 4e étage, 1060 Saint-Gilles, Belgique.

Pour toute question concernant vos données, utilisez le formulaire de contact du site ou écrivez-nous à l’adresse ci-dessus. Ne transmettez pas de données médicales ni d’autres informations sensibles relatives à un dossier dans une simple demande de contact.

2. À qui cette déclaration s’applique-t-elle ?

Cette déclaration concerne notamment les membres, candidats à l’affiliation, anciens membres, militants, membres du personnel des Chemins de fer belges qui contactent le SIC, visiteurs du site, abonnés à la lettre d’information et autres personnes qui communiquent avec l’OVS/SIC.

3. Quelles données traitons-nous ?

Données d’identification et de contact : nom, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone et langue préférée.
Données professionnelles : numéro de personnel, fonction ou grade, employeur, secteur, service, siège de travail, dépôt ou lieu d’affectation.
Données d’affiliation : date d’affiliation, statut de membre, préférences et historique administratif pertinent.
Données financières : mode de paiement, IBAN, titulaire du compte, historique des paiements, cotisations et éventuelles indemnités syndicales ou de grève.
Données de dossier : questions, correspondance, documents et faits transmis notamment en matière de rémunération, horaires, sécurité, maladie, discipline, carrière, pension ou concertation sociale.
Données techniques : journaux nécessaires, adresse IP, informations relatives au navigateur et cookies fonctionnels lors de l’utilisation du site et des formulaires.

4. Affiliation syndicale et autres données sensibles

L’affiliation syndicale constitue une catégorie particulière de données à caractère personnel. L’OVS/SIC ne traite ces données que dans le cadre de ses activités syndicales légitimes et avec les garanties de confidentialité appropriées. Selon le dossier, des données médicales ou d’autres informations sensibles peuvent également être concernées. Ne transmettez que les informations nécessaires à votre demande.

Le traitement repose, selon le cas, sur l’article 6 du RGPD et sur le régime applicable aux organismes poursuivant une finalité syndicale prévu à l’article 9, paragraphe 2, point d), du RGPD. Lorsque cela est nécessaire, nous demandons votre consentement explicite. Les données sensibles ne sont pas communiquées en dehors de l’OVS/SIC sans base juridique appropriée.

5. Pourquoi traitons-nous vos données ?

traiter les demandes d’affiliation et gérer les membres ;
percevoir et suivre les cotisations ainsi que traiter les indemnités ;
assurer le service syndical, la défense des intérêts et le suivi des dossiers ;
organiser la concertation, les actions, les élections et la communication aux membres ;
répondre aux demandes de contact et aux signalements d’incidents ou de problèmes de sécurité ;
envoyer des lettres d’information lorsque vous y avez consenti ;
sécuriser, exploiter et améliorer notre site et nos systèmes ;
respecter nos obligations légales, comptables et administratives.

6. Bases juridiques

Selon le traitement, nous nous fondons sur l’exécution de la relation d’affiliation ou de votre demande, une obligation légale, notre intérêt légitime à organiser un service syndical sûr, votre consentement ou la disposition spécifique du RGPD relative aux activités légitimes d’une organisation syndicale.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait n’affecte pas la licéité des traitements effectués auparavant.

7. Formulaires en ligne et Tally

L’OVS/SIC peut utiliser des formulaires Tally distincts en français et en néerlandais pour l’affiliation, les demandes des membres, les modifications de données, les indemnités de grève, les signalements liés à la sécurité et les contacts généraux. Ne fournissez que les données nécessaires à l’objectif du formulaire.

N’utilisez pas un formulaire général pour envoyer des certificats médicaux, des documents disciplinaires ou des pièces sensibles détaillées. L’OVS/SIC peut vous proposer un canal plus sûr. Toute réponse à un formulaire est d’abord vérifiée avant une éventuelle intégration dans notre administration interne des membres ou des dossiers.

8. Avec qui partageons-nous les données ?

Seuls les responsables et collaborateurs autorisés de l’OVS/SIC y accèdent dans la mesure nécessaire. Nous pouvons faire appel à des prestataires pour l’hébergement, la messagerie, les formulaires, le stockage en ligne, l’administration des membres, les lettres d’information et la sécurité. Ils ne peuvent traiter les données que selon nos instructions et avec des garanties appropriées.

Des données peuvent être communiquées à un avocat, un expert, un employeur, un service RH, une entreprise ferroviaire, une autorité ou un autre tiers lorsque cela est nécessaire au traitement de votre dossier, imposé par la loi ou autorisé par vous. Nous ne vendons jamais de données personnelles.

9. Traitements hors de l’Espace économique européen

Certains prestataires peuvent traiter des données en dehors de l’Espace économique européen. Dans ce cas, nous utilisons un mécanisme de transfert valable et des garanties appropriées, comme une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types. Le transfert est limité à ce qui est nécessaire.

10. Combien de temps conservons-nous les données ?

Nous ne conservons pas les données plus longtemps que nécessaire. La durée dépend de la nature des données, de l’affiliation, d’un dossier en cours, des délais de prescription éventuels et des obligations légales, comptables ou administratives.

données des membres et de paiement : pendant l’affiliation, puis aussi longtemps que les obligations légales ou administratives l’exigent ;
données de dossier : pendant le traitement, puis durant la période nécessaire au suivi ou à d’éventuelles actions en justice ;
demandes de contact sans dossier : pendant une durée limitée nécessaire à la réponse et au suivi ;
données de newsletter : jusqu’à votre désinscription ou au retrait de votre consentement ;
journaux techniques : aussi brièvement que possible, compte tenu de la sécurité et de l’analyse des incidents.

L’OVS/SIC précisera ces durées dans une politique interne de conservation.

11. Sécurité

Nous prenons des mesures organisationnelles et techniques pour prévenir la perte, l’utilisation abusive et l’accès non autorisé. Les accès sont limités selon le rôle et la nécessité. Aucun système n’est totalement exempt de risques ; signalez rapidement toute suspicion de fuite de données via notre page de contact.

12. Vos droits

Dans les conditions du RGPD, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité de vos données, ou vous opposer à un traitement. Vous pouvez également retirer votre consentement. Afin d’éviter les abus, nous pouvons vérifier votre identité.

Introduisez votre demande via notre page de contact ou par courrier à l’adresse indiquée plus haut. Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données belge : www.autoriteprotectiondonnees.be.

13. Cookies, liens externes et réseaux sociaux

Le site utilise des cookies nécessaires et peut, selon les fonctionnalités choisies, contenir du contenu ou des liens provenant de services externes. Facebook, Instagram et les autres plateformes traitent les données selon leurs propres conditions dès que vous utilisez leurs services. Un suivi non nécessaire n’est utilisé que s’il existe une base juridique valable.

14. Décisions automatisées

L’OVS/SIC ne prend pas de décision produisant des effets juridiques ou comparables sur la seule base d’un traitement automatisé.

15. Modifications

Nous pouvons adapter cette déclaration lorsque notre fonctionnement, nos systèmes ou nos obligations changent. La version la plus récente sera publiée sur cette page.