Privacyverklaring

OVS/SIC behandelt persoonsgegevens vertrouwelijk. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk?

De verwerkingsverantwoordelijke is Onafhankelijke Vakbond voor Spoorwegpersoneel (OVS) / Syndicat Indépendant pour Cheminots (SIC).

Postadres: Regus Brussels South, Marcel Broodthaersplein 8, 4e verdieping, 1060 Sint-Gillis, België.

Voor vragen over je persoonsgegevens kun je het contactformulier op deze website gebruiken of ons schriftelijk contacteren op bovenstaand adres. Vermeld geen medische gegevens of andere gevoelige dossierinformatie in een gewone contactaanvraag.

2. Op wie is deze verklaring van toepassing?

Deze verklaring geldt onder meer voor leden, kandidaat-leden, voormalige leden, militanten, personeelsleden van de Belgische Spoorwegen die OVS contacteren, bezoekers van onze website, nieuwsbriefabonnees en andere personen die met OVS/SIC communiceren.

3. Welke gegevens verwerken we?

Identificatie- en contactgegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en taalvoorkeur.
Professionele gegevens: personeelsnummer, functie of graad, werkgever, sector, dienst, werkzetel, depot of standplaats.
Lidmaatschapsgegevens: aansluitingsdatum, lidmaatschapsstatus, voorkeuren en relevante administratieve historiek.
Financiële gegevens: betaalwijze, IBAN, rekeninghouder, betaalhistoriek, lidgeld en eventuele vakbonds- of stakingsvergoedingen.
Dossiergegevens: vragen, correspondentie, documenten en feiten die je ons bezorgt in verband met onder meer loon, uurroosters, veiligheid, ziekte, tucht, loopbaan, pensioen of sociaal overleg.
Technische gegevens: noodzakelijke loggegevens, IP-adres, browserinformatie en functionele cookies bij gebruik van onze website en formulieren.

4. Vakbondslidmaatschap en andere gevoelige gegevens

Informatie over vakbondslidmaatschap is een bijzondere categorie van persoonsgegevens. OVS/SIC verwerkt die gegevens uitsluitend binnen zijn gerechtvaardigde syndicale activiteiten en met passende vertrouwelijkheid. Afhankelijk van het dossier kunnen ook medische gegevens of andere gevoelige gegevens aan bod komen. Bezorg alleen informatie die noodzakelijk is voor je vraag of dossier.

De verwerking steunt, naargelang het geval, op artikel 6 van de AVG en op de bijzondere regeling voor verenigingen met een vakbondsdoel in artikel 9, lid 2, onder d), van de AVG. Waar nodig vragen we je uitdrukkelijke toestemming. Gevoelige gegevens worden niet zonder passende rechtsgrond buiten OVS/SIC bekendgemaakt.

5. Waarom verwerken we je gegevens?

We verwerken persoonsgegevens voor:

de behandeling van aanvragen tot aansluiting en het beheer van leden;
de inning en opvolging van lidgeld en de behandeling van vergoedingen;
syndicale dienstverlening, belangenbehartiging en dossieropvolging;
organisatie van overleg, acties, verkiezingen en ledencommunicatie;
beantwoording van contactvragen en meldingen over incidenten of veiligheid;
het verzenden van nieuwsbrieven wanneer je daarvoor toestemming gaf;
de beveiliging, werking en verbetering van onze website en informatiesystemen;
de naleving van wettelijke, boekhoudkundige en administratieve verplichtingen.

6. Rechtsgronden

Afhankelijk van de verwerking baseren we ons op de uitvoering van je lidmaatschapsrelatie of je verzoek, een wettelijke verplichting, ons gerechtvaardigd belang om syndicale dienstverlening veilig te organiseren, je toestemming of de specifieke AVG-bepaling voor gerechtvaardigde activiteiten van een vakbondsorganisatie.

Je kunt toestemming altijd intrekken. Dat heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking gebeurden.

7. Online formulieren en Tally

OVS/SIC kan afzonderlijke Nederlandse en Franse Tally-formulieren gebruiken voor aansluiting, ledenvragen, gegevenswijzigingen, stakingsvergoedingen, veiligheidsmeldingen en algemene contacten. Vul alleen gegevens in die voor het doel van het formulier nodig zijn.

Gebruik een algemeen contactformulier niet voor medische attesten, tuchtdocumenten of uitgebreide gevoelige bewijsstukken. OVS/SIC kan daarvoor een veiliger kanaal voorstellen. Een formulierinzending wordt eerst gecontroleerd voordat gegevens eventueel in onze interne leden- of dossieradministratie worden opgenomen.

8. Met wie delen we gegevens?

Alleen bevoegde OVS/SIC-verantwoordelijken en medewerkers krijgen toegang voor zover dat nodig is. We kunnen beroep doen op dienstverleners voor hosting, e-mail, formulieren, cloudopslag, ledenadministratie, nieuwsbrieven en beveiliging. Zij mogen gegevens alleen volgens onze instructies en met passende waarborgen verwerken.

Gegevens kunnen worden gedeeld met een advocaat, deskundige, werkgever, HR-dienst, spoorwegonderneming, overheid of andere derde wanneer dit noodzakelijk is voor je dossier, wanneer de wet dat vereist of wanneer je daarvoor toestemming gaf. We verkopen persoonsgegevens nooit.

9. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval gebruiken we een geldige doorgiftegrond en passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen. We beperken de doorgifte tot wat noodzakelijk is.

10. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze werden verzameld. De termijn hangt af van de aard van de gegevens, het lidmaatschap, een lopend dossier, mogelijke verjaringstermijnen en wettelijke boekhoudkundige of administratieve verplichtingen.

leden- en betalingsgegevens: tijdens het lidmaatschap en daarna zolang wettelijke of administratieve verplichtingen dat vereisen;
dossiergegevens: zolang het dossier loopt en daarna gedurende de termijn die nodig is voor opvolging of mogelijke rechtsvorderingen;
contactvragen zonder dossier: gedurende een beperkte termijn die nodig is voor beantwoording en opvolging;
nieuwsbriefgegevens: tot je je uitschrijft of je toestemming intrekt;
technische logs: zo kort mogelijk, rekening houdend met beveiliging en storingsonderzoek.

OVS/SIC werkt de concrete bewaartermijnen verder uit in een intern bewaarbeleid.

11. Beveiliging

We nemen organisatorische en technische maatregelen om verlies, misbruik en onbevoegde toegang te voorkomen. Toegang wordt beperkt volgens rol en noodzaak. Geen enkel systeem is volledig risicoloos; meld een vermoeden van een gegevenslek zo snel mogelijk via onze contactpagina.

12. Je rechten

Onder de voorwaarden van de AVG kun je vragen om inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Je kunt ook je toestemming intrekken. Om misbruik te voorkomen kunnen we je identiteit controleren.

Een verzoek kan worden ingediend via onze contactpagina of per brief aan het hierboven vermelde adres. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

13. Cookies, externe links en sociale media

De website gebruikt noodzakelijke cookies en kan, afhankelijk van de gekozen functies, inhoud of links van externe diensten bevatten. Facebook, Instagram en andere platformen verwerken gegevens volgens hun eigen voorwaarden zodra je hun diensten bezoekt of ermee interageert. Niet-noodzakelijke tracking wordt alleen gebruikt wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

14. Geautomatiseerde besluitvorming

OVS/SIC neemt geen beslissingen met juridische of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking.

15. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werking, systemen of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest recente versie wordt op deze pagina gepubliceerd.